ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA

El proceso de Planeación Estratégica está implícitamente integrado tanto en el Sistema de Gestión de Calidad como al de Auditoría y Control de Gestión, como una herramienta de autoevaluación y de autocontrol que permite de un lado, monitorear en tiempo real el quehacer organizacional y de otro, comparar los resultados alcanzados en relación con lo programado y así determinar las posibles desviaciones, a fin de promover acciones correctivas necesarias para el cumplimiento de los planes y facilitar alcanzar las metas previamente definidas en el desarrollo de la misión institucional; por otro lado, permite que cada funcionario a través de diferentes herramientas ejerza autocontrol sobre los procesos o funciones que se le han asignado.
El articular la Planeación Estratégica dentro del Sistema de Auditoría y Control de Gestión, conlleva a la integración y desarrollo de otros elementos como son: la planeación, los procesos y procedimientos, los sistemas de información y los mecanismos de verificación y evaluación.

Gestión

Es definida como todas aquellas actividades que en forma integral asume la entidad, con el propósito de alcanzar los objetivos y metas previamente establecidas mediante un proceso de planeación. La gestión entonces, permite desarrollar la Misión y lograr la Visión institucional y el cumplimiento del cometido organizacional asignado a la respectiva área.

La gestión se interpreta como una cadena continua de acciones definidas en el Proceso Administrativo y representada en el ciclo PHVA, (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), en este ciclo se desarrollan intrínsecamente los elementos del Sistema de Auditoría y Control de Gestión, anteriormente enunciados.
Este ciclo busca hacer que se alcancen los objetivos propuestos, obtener los resultados esperados, optimizar los recursos disponibles, y mediante la autoevaluación y autocontrol proponer acciones que permitan a la entidad el mejoramiento continuo.
Para una mejor comprensión se definen a continuación los componentes del ciclo:

Planear

Concebida la planeación como una herramienta gerencial que articula y orienta las acciones de la entidad para el logro de los objetivos estratégicos, en cumplimiento de la misión institucional en particular y los fines del estado en general, define y articula los objetivos y metas, las estrategias, procesos, programas, proyectos, acciones y tareas.
La planeación debe encausar la organización hacia un diseño estratégico construyendo colectivamente su identidad o misión, sus aspiraciones o visión, sus objetivos corporativos y la estrategia. De igual manera, debe impulsar proyectos a través de los cuales la organización se comprometa con la calidad en la prestación de los servicios.
Un apropiado modelo de auditoría y control de gestión se debe enmarcar en la Planeación Estratégica Corporativa y en cada uno de los Planes Operativos de las diferentes Áreas Funcionales de la Empresa, permitiendo pensar y diseñar hoy lo que ha de hacerse mañana con base en las metas y objetivos establecidos para dar cumplimiento a las funciones institucionales.
Este proceso debe ser participativo y concertado, siendo adecuado y desplegado a todos los niveles de la organización, (Estratégico, Táctico y Operativo) por lo tanto es que debe asumirse como una responsabilidad corporativa, tanto en su construcción, como en su ejecución y evaluación.

Hacer

Implica el desarrollo de las actividades de la organización previamente determinadas en la planeación contribuyendo al logro de los objetivos corporativos establecidos, mediante la aplicación y /o combinación adecuada de procesos, procedimientos, métodos, normas, recursos, sistemas de información, comunicación y seguimiento.
En este paso es donde la entidad moviliza los recursos a su disposición para que a través de la aplicación de unos procesos y procedimientos se agregue valor a unos insumos, con el fin de ofrecer un producto o servicio en condiciones de eficacia, eficiencia y calidad.
Por tratarse de la materialización del quehacer organizacional es fundamental la distinción de procesos y procedimientos que conllevan al cumplimiento de los objetivos institucionales.

Gestión por Procesos

Entre las acciones para el desarrollo racional de la gestión institucional las entidades deben identificar sus procesos institucionales, de tal manera que la gestión de las diferentes dependencias de la organización se desarrolle articuladamente en torno a dichos procesos, los cuales deberán ser racionalizados de ser necesario. Por ello la Gestión por Procesos se convierte en un elemento estratégico y dinamizador del sistema de auditoría y control de gestión, el cual consiste en la identificación, análisis, diseño y documentación de cada una de las actividades o grupo de actividades consideradas críticas para el éxito de la organización y que se llevan a cabo en una serie de etapas con el propósito de producir un resultado o un grupo coherente de resultados específicos.
La gestión por procesos reporta entre otros los siguientes beneficios:

• Facilita la identificación y análisis de todos los procesos de cada una de las áreas o dependencias que hacen parte de una organización.
• Delimita las funciones de cada uno de los funcionarios así como de las dependencias, indicando el nivel de autoridad y responsabilidad y evitando la duplicidad en la gestión de la organización.
• Facilita la gestión, permitiendo mejorar la producción, y establecer los costos de los diferentes procesos y de la gestión en general.
• Facilita la documentación, estandarización y clasificación de los procesos para poder ejercer un autocontrol.

En tal sentido, las organizaciones deberán identificar sus procesos misionales o básicos, que son los más relevantes y contribuyen directamente a la razón de ser de la organización, se ejecutan con la guía y liderazgo de la alta gerencia. De igual manera se identificarán los de apoyo o logísticos, tanto los que tienen por objeto prestar apoyo a los misionales como los necesarios para tomar decisiones sobre planificación, control y mejoras en las operaciones de la organización.
Además deberá efectuarse un análisis de costos de los procesos, con el fin de establecer cuáles son los puntos críticos dentro del proceso, en relación con la eficiencia de acuerdo a su complejidad y contribución al cumplimiento de los objetivos.

Sistemas de Información

El éxito de un sistema de auditoría y control de gestión depende en buena medida del desarrollo de los Sistemas de Información de manera tal que respondan a los principios de confiabilidad, oportunidad, integridad, precisión y racionalidad, ya que estos fundamentaran la toma de decisiones en la organización ágil y eficientemente.
En este sentido, es necesario prever desde un comienzo el diseño de un sistema de información, preferencialmente apoyado en tecnologías automatizadas, mediante las cuales se asegure el ingreso, procesamiento y obtención de la información requerida como insumo en los procesos, representación gráfica resultante de la gestión y base del diagnóstico y presentación de los “semáforos”, en los que se identificarán claramente las señales de oportunidad, alarma y dificultad o problema.
En todo caso, se debe aclarar que no se trata de adoptar un sistema complejo, sino más bien armónico y funcional, en el que se pueda sintetizar el resultado de la gestión realizada principalmente sobre los procesos misionales, en los que se hayan definido los indicadores de gestión.
En tal sentido, es recomendable diseñar y  modelar un Sistema de Información Gerencial como herramienta a través de la cual es factible construir una base de datos y un flujo de información que permita optimizar la recopilación, la transferencia y la presentación de la información asociada a los resultados de la gestión de la entidad y que dan cuenta del nivel de evolución de los proyectos, programas, procesos, actividades, mediante los cuales se obtienen y ofrecen los productos y servicios a la sociedad.
El sistema de información que le de soporte la Auditoría y el Control de Gestión de la entidad, debe satisfacer como mínimo los siguientes propósitos:

• Proveer de información de eficacia, eficiencia y calidad en los niveles estratégicos o directivos, técnicos y operativos, de la entidad u organización.
• Determinar las variables y datos que generan información coherente, consistente y oportuna.
• Apoyar las funciones de procesamiento de datos requeridos en el manejo y obtención de los indicadores.
• Proporcionar a las áreas de apoyo un acceso sencillo a la información oportuna, y
• Facilitar y sustentar la generación de los tableros de control y los semáforos, que identifiquen las señales de oportunidad, alarma o problema.

Verificar

Es el complemento fundamental de la planeación, consiste en la verificación y seguimiento a la gestión, dándole dinamismo al proceso planificador, la toma de decisiones y la retroalimentación de las acciones, para garantizar el logro de los resultados previstos, a través de la autoevaluación, entre otros métodos, comparando lo planeado y lo ejecutado así como, examinando la efectividad de las acciones de mejoramiento.

Para que este paso se surta de manera óptima, es necesario diseñar dentro de los mismos procesos y procedimientos los mecanismos de autoevaluación, como indicadores de desempeño y de gestión, gráficos de análisis de datos, hojas de ruta, cronogramas, tableros de control, árboles de gestión, etc., que permiten al funcionario responsable del proceso, procedimiento o actividad, verificar su cumplimiento y desarrollo; facilitando de esta manera el autocontrol. En este sentido y para efectos de este documento, el Sistema de Auditoría y Control de Gestión  tiene como objetivo primordial lograr un alto nivel de eficacia, eficiencia y calidad, con los cuales se proyecta la organización, siendo de vital importancia disponer de un efectivo sistema de información, lo que facilitará el proceso de evaluación y la obtención de resultados.
Como se dijo anteriormente, la construcción de un Sistema de Auditoría y Control de Gestión fortalece directamente uno de los elementos del Proceso de Planeación Estratégica identificado como mecanismos de verificación y evaluación, por tal razón es necesario desarrollar algunos conceptos relacionados directamente con este elemento como son los Factores Claves de éxito, los Factores Estratégicos, los Indicadores de Gestión, los Tableros de Control y los árboles de Gestión, entre otros.

Factores Claves de éxito

Se entenderá como Factores Claves de Éxito los aspectos que inciden directamente en el éxito o fracaso de la organización, y hacia los cuales debe orientarse la acción institucional para garantizar el cumplimiento de la misión o cometido estatal de la entidad.

Factores Estratégicos

El concepto de factor estratégico se refiere a la perspectiva desde la cual se valoran los resultados, ya sean productos o servicios derivados del desarrollo de los aspectos reconocidos como factores claves de éxito.
Dado que en las Empresas de Aseguramiento en Salud, en virtud de los preceptos establecidos en sus principios, se debe propender por orientar su gestión hacia la eficacia y la eficiencia, estos dos principios se deben tomar como factores estratégicos, adicionando como un tercer factor la calidad con que se desarrolla la gestión.

• Factor Estratégico de Eficacia. La eficacia es la capacidad de producir resultados que guarden relación con los objetivos y metas de la organización en un periodo de tiempo determinado. La medición de la eficacia incluye, aunque no se limita a:
• Verificar el cumplimiento y/o desviación de las metas, planes y programas preestablecidos en el ámbito institucional.
• Medir el grado de cumplimiento de los resultados.
• Evaluar si el servicio prestado se entregó oportunamente, cumpliendo con el tiempo estipulado, en la cantidad determinada, volumen ejecutado por unidad de tiempo, y con la calidad requerida para la completa satisfacción del usuario.
• Establecer el grado de cobertura del servicio prestado de acuerdo a lo contenido en el plan.
• Factor Estratégico de Eficiencia. La eficiencia es la maximización de los recursos empleados para generar productos o servicios; ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que para lograr resultados iguales o constantes se ejecuten menores recursos. Entre los objetivos de los indicadores que miden el Factor Estratégico de Eficiencia se encuentran:
• Medir la productividad de los procesos estratégicos y operativos en relación con el recurso utilizado frente al servicio prestado.
• Establecer el nivel óptimo en la utilización de los recursos para el logro de objetivos previstos.
• Determinar si la cobertura alcanzada en la producción o prestación del servicio, logró las metas establecidas al mínimo costo.
• Factor Estratégico de Calidad. En el entendido que la calidad es una filosofía de trabajo que consiste en satisfacer permanentemente las necesidades y expectativas de los usuarios, y que se mide por el nivel de satisfacción del cliente, que aspira a recibir el bien o servicio en condiciones favorables de costos y oportunidades, el objetivo del factor estratégico de calidad es dar cumplimiento a este precepto.

Los anteriores factores estratégicos deberán ser monitoreados a través de mecanismos de verificación y evaluación que permitan advertir oportunamente cualquier desviación y que faciliten la toma de decisiones.

Indicadores de Gestión

El indicador es un signo, señal o valor concreto que permite, entre otras cosas, establecer diferencias, comportamientos y tendencias, su medición puede ser cuantitativa o cualitativa y en un período determinado de tiempo.
Los indicadores deben proporcionar a cada responsable de dependencia o área, en forma sintetizada, la información que es relevante y concederle elementos de juicio para la toma de decisiones.
La utilidad de los indicadores como mecanismo de medición y evaluación de la gestión no radica en tener una cantidad indeterminada de ellos, el medir por medir no es útil, por esta razón para que el indicador sea útil es necesario definir qué se quiere medir y para qué, diseñar el indicador efectivo y analizar siempre su resultado.
Los indicadores deben ser definidos para monitorear los factores claves de éxito, para posteriormente ser agrupados y analizados por el responsable del mismo, quien deberá determinar el nivel de desarrollo y cumplimiento total o parcial de la meta establecida, facilitando la toma de decisiones haciendo replanteamientos oportunos con planes de mejoramiento que garanticen el cumplimiento de los objetivos establecidos. Este proceso será llevado a cabo en cada nivel de decisión (Estratégico, Táctico y Operativo), donde se establecerá la relación en forma vertical dejando claras las responsabilidades a cada nivel, para optimizar los recursos.
Con el propósito de asegurar la consistencia, utilidad y pertinencia de los indicadores de gestión, quienes coordinen su desarrollo deben tener en cuenta, además del proceso de planeación de la entidad y las metas claramente establecidas, como mínimo las siguientes características:

• Participativo: El indicador debe ser construido o diseñado por los propios responsables de los procesos o actividades, socializado entre quienes intervienen en el proceso de ejecución o que tienen alguna injerencia en el manejo de las variables involucradas; esto permite la motivación para liderar el proceso de evaluación con la implementación, orientación y entendimiento del indicador.
• Claro: Es indispensable que el indicador sea específico y de fácil comprensión tanto para quienes lo desarrollen como para quienes lo estudien o lo tomen como referencia. Por tanto, un indicador complejo o de difícil interpretación que sólo lo entienden quienes lo construyen debe ser replanteado.
• Representativo: El indicador debe expresar efectivamente lo que se quiere medir o determinar y debe guardar relación con los principales procesos de la entidad.
• Temporalidad: Debe estar relacionado con un periodo de tiempo previamente definido.
• Cuantificable: Implica que el resultado de la aplicación del indicador pueda ser convertido en cifras, números, estándares que permitan su medición.
• Confiable: Las variables utilizadas para su cálculo deben ser reales, concretas, propias y verificables, que sustenten su resultado.
• Que agregue valor: El contenido del indicador debe permitir a la organización identificar alertas para la toma de decisiones. Si un indicador no facilita la toma de decisiones, no debe mantenerse.

Actuar

Las propuestas de reorientación para encausar la gestión hacia el cumplimiento de los planes, programas y proyectos cierran el ciclo del proceso administrativo y se conocen como la Acción; siendo ésta la que se debe emprender para mejorar el proceso e ir avanzando hacia un mejoramiento continuo.
Estas acciones que se reflejan en planes de mejoramiento deben permitir reorientar la gestión de la entidad corrigiendo las desviaciones y ajustando los procesos y procedimientos, con el propósito de lograr la eficacia, eficiencia y calidad en el cumplimiento de los fines misionales de la entidad.
Lo anterior está directamente relacionado con la fase de Retroalimentación del Sistema de Auditoría y Control de Gestión a través de la cual se llega a la formulación de los planes de mejoramiento.

 

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